Mobile Mitarbeiter auf dem neustem Stand

Eichholz versorgt Mitarbeiter dank Messaging-Lösung stets mit aktuellen Informationen

Das Bahnbau-Unternehmen ; Eichholz GmbH und Co. KG setzt auf eine mobile Messaging-Lösung und versorgt so seine Mitarbeiter jederzeit mit aktuellen Informationen - auf der Baustelle und im Büro.

Bauunternehmen beschäftigen eine Vielzahl mobiler Mitarbeiter. Damit stehen sie vor der Herausforderung Projektmitarbeiter auch unterwegs mit aktuellen Informationen zu versorgen. Auch die Projektleiter der Eichholz-Gruppe verbringen den Großteil ihrer Arbeitszeit auf der Baustelle, um sich über den Status der Projekte ein Bild zu machen und die weitere Planung davon abzuleiten.

Die Eichholz-Gruppe zählt zu den deutschen Top-10 im Bereich Bahnbau und betreut Kunden wie die Deutsche Bahn, RET Rotterdam oder Seco-Rail Frankreich. So pendeln die Mitarbeiter täglich von Baustelle zu Baustelle. Die Folge: Wichtige Informationen wie etwa Bestätigungen von Lieferterminen erhalten Sie erst über den PC im Büro oder durch telefonische Rückfragen.

Mobiler Zugriff auf alle Nachrichtenformate

Um die Kommunikation mit den mobilen Mitarbeitern zu verbessern und ihnen auch unterwegs wichtige Daten und Dokumente wie Produktbeschreibungen, Bestellungen und Lieferscheine zur Verfügung zu stellen, führte Eichholz eine mobile Messaging-Lösung ein. Voraussetzung war, dass sich das Produkt in die bereits vorhandene IT-Infrastruktur einfügt im Einsatz war die Software David V8. Sie verbindet E-Mails, Faxe, SMS und Sprachnachrichten und stellt sie unter einer Oberfläche zum Bearbeiten bereit. Jedoch bestand keine sinnvoll nutzbare Anbindung zu den Handhelds und Notebooks der mobilen Mitarbeiter. Abhilfe schuf Eichholz mit BlackBerry-Handhelds, die über eine leistungsfähige Software mit David V8 gekoppelt werden. "Wir suchten eine Lösung, die unsere Mitarbeiter intuitiv bedienen können und deren Administration nicht zu aufwändig ist. Außerdem sollen unsere Anwender damit sowohl Daten übertragen als auch telefonieren können", beschreibt Robert Fischer, Managementassistent bei der Eichholz Gruppe, die Anforderungen.

Die Verknüpfung zwischen stationären und mobilen Endgeräten bot der COSYNUS BlackBerry Connector für Tobit David. Die Software integriert das BlackBerry-Handheld in das Unified Messaging System David V8 und ermöglicht so mobilen Mitarbeitern einen vollständigen Zugriff auf alle Nachrichtenformate. Innerhalb von 3 Wochen implementierte die PC Scholz GmbH die neue Lösung und schulte die Anwender in puncto neuen Funktionen.

Push-Service bietet Informationsübermittlung in Echtzeit

Seitdem greifen die Eichholz-Mitarbeiter damit unterwegs auf ihre E-Mails, Fax- und Sprachnachrichten zurück. Der E-Mail-Push-Service sorgt dafür, dass neu eingehende Nachrichten von einer bestehenden E-Mail-Adresse per GPRS automatisch auf das Handheld gesendet werden. Zu Zeitverzug kommt es nicht. Die E-Mails können sofort gelesen, gespeichert, weitergeleitet oder beantwortet werden. Außerdem werden Kosten gespart, da für die Datenübertragung vom Server zum BlackBerry Handheld lediglich eine Servicepauschale von 15 Euro je Gerät und Monat berechnet wird. Mobilfunkgebühren können deutlich reduziert werden, denn statt teurer Telefongespräche wird die Kommunikation jetzt überwiegend via E-Mail abgewickelt.

Auch die Synchronisation von E-Mail, Fax, Voice-Nachrichten, SMS, Terminen, Adressen und Aufgaben zwischen dem Tobit David Server und dem Handheld läuft über GPRS. Dadurch ist sichergestellt, dass die Informationen im Unternehmen und auf dem Endgerät unterwegs immer aktuell und auf dem gleichen Stand sind. "Unsere Bauleiter nutzen vor allem die Mail- und Faxfunktionen. Darauf entfallen circa 80 Prozent. Die restlichen 20 Prozent teilen sich auf in Termine und Kontakte", erklärt Robert Fischer. Mobile Mitarbeiter müssen heute keinen Umweg über das Büro mehr fahren, um ihre Post und Faxe abzuholen. Wichtige Briefe etwa zu den Baustellenabläufen scannen Sachbearbeiter für den Bauleiter ein und senden sie ihm per Mail auf sein Handheld. Dauerte es zuvor bis zu einer Woche, bis die Daten den Ansprechpartner erreichten, stehen sie ihm heute nach wenigen Sekunden zur Verfügung. Neben der präzisen Information ist auch die ständige Erreichbarkeit der Nutzer ein großer Vorteil. Kunden oder Geschäftspartner können direkt mit ihrem Ansprechpartner kommunizieren – egal ob sie auf der Baustelle oder dem Firmengelände sind.

Um die Lösung auch im Firmenwagen nutzen zu können, stattet Eichholz aktuell die Fahrzeuge mit Bluetooth-Freisprecheinrichtungen aus. Eine zu hundert Prozent kompatible Freisprechanlage zu den Blackberry-Endgeräten ist derzeit noch nicht auf dem Markt verfügbar. Einige Automobilhersteller arbeiten bereits an der umfangreichen BlackBerry-Unterstützung. Hier hofft die Eichholz-Gruppe auf eine vollständige Integration aller Funktionalitäten. Neben den Bauleitern nutzt auch die Geschäftsführung die Vorteile. Sie greifen zudem noch auf die Aufgabenfunktion zurück und können damit ihre Projekte auch unterwegs koordinieren.