Unternehmen müssen besser kommunizieren

Für Ihre Organisation gibt es zahlreiche Möglichkeiten, die interne und externe Kommunikation zu optimieren. Viele neue Hardware- und Softwarelösungen schaffen Wettbewerbsvorteile, weil sie zur schnelleren Informationsverarbeitung beitragen. Die große Aufgabe der Zukunft ist es jedoch, die Vielfalt der heutigen und künftigen Kommunikationswege innerhalb eines Unternehmens erfolgreich zu integrieren.

Es gilt Brücken zu bauen und direkte Verbindungen zu schaffen zwischen den einzelnen Lösungen, die es den Mitarbeitern erlauben, wesentlich einfacher und effektiver zu kommunizieren. Führende Marktforscher schätzen ein Einsparungspotential von über drei Minuten pro Nachrichtenzugriff – denn durch die Vermeidung von Medienbrüchen wird der gesamte Informationszugriff beschleunigt.

Wir ermöglichen Ihnen eine schnelle und integrierte Kommunikation unabhängig vom Medium in Ihren unternehmensweiten Systemen und Anwendungen. Dadurch erhalten Ihre Mitarbeiter und Dienste einen einfachen Informationsaustausch. Erfahren Sie in unseren Projektbeispielen, wie unsere Lösungen für Unified Communication die Kommunikation in den Organisationen unserer Kunden verbessert haben:

RWE/innogy
COSYNUS Corporate Communication Server
Unified Communication

Nicht weniger als 140 Prozesse wurden beim Strom- und Gasanbieter RWE untersucht, bevor man das internationale Projekt zur Automatisierung der Erfassung und Archivierung der Eingangsrechnungen beginnen konnte. Mit der Einführung des COSYNUS Corporate Communication Server sorgt RWE anschließend für effiziente Strukturen. Die Lösung transportiert zentral erfasste Rechnungen zu dem richtigen Standort und Bereich.

Pepperl + Fuchs
COSYNUS Corporate Communication Server
Unified Communication

„Mit COSYNUS haben wir 2012 ein mehrstufiges Konzept erarbeitet: Neben dem zentralen COSYNUS Corporate Com­munication Server für Europa in Mannheim, fungiert nun ein Server in Berlin als Fall-Back-Lö­sung. Mit der zusätzlichen Installa­tion in Singapur werden unter­schiedliche Zeitzonen berücksich­tigt und die Faxkommunikation im asiatischen Raum gewährleistet.“, Helmut Eckstein, IT-Manager von Pepperl + Fuchs.

ENGESER
COSYNUS Corporate Communication Server
Unified Communication

„Nachdem wir bereits seit 2008 sehr positive Erfahrungen mit COSYNUS im Rahmen der Einführung und Betreuung der Unified Messaging Lösung für unser SAP-System gemacht hatten, sprachen wir COSYNUS auch für das Thema Hybridpost-Versand an. Dabei haben uns sowohl die Flexibilität als auch die Funktionalität des COSYNUS Corporate Communication Server überzeugt“, Bernd Jäkle, Leiter der IT bei ENGESER.

Der COSYNUS Corporate Communication Server und ePorto – die Hybridlösung für Ausgangspost

Alle Arbeitsschritte beim Postversand vollständig automatisieren

COSYNUS Corporate Communication Server und ePorto automatisiert alle Arbeitsschritte bei papiergebundener Geschäftskorrespondenz vollständig. Briefe aus geschäftlichen Anwendungen – wie zum Beispiel SAP-Systemen - werden direkt elektronisch an einen professionellen Dienstleister übermittelt. Dieser führt Druck, Kuvertierung, Frankierung und Versand in einem Druckzentrum aus. Die Zustellung an den Empfänger erfolgt als normale Briefpost. Für Anwender wird zur Nutzung von COSYNUS ePorto in den Office-Anwendungen und anderen Programmen ein Druckertreiber zur Verfügung gestellt. Sowohl bei der vollautomatisierten Erstellung der Geschäftskorrespondenz als auch bei Nutzung des Druckertreibers durch den Anwender sind manuelle Arbeiten wie beim herkömmlichen Postversand nicht mehr erforderlich. COSYNUS ePorto ermöglicht effiziente Arbeitsabläufe durch automatisierte Prozesse und schnellere Bearbeitungszeiten. Durch den Entfall von Kuvertierung, Frankierung und Übergabe an den Logistiker bietet COSYNUS ePorto zusätzlich weiteres Einsparpotenzial.

Den unternehmensweiten Postausgang effizienter gestalten

Anwenderbericht COSYNUS ePorto bei ENGESER

Das Unternehmen

Mit ca. 550 Mitarbeiter ist ENGESER an zwei Standorten in Deutschland und Tschechien vertreten. Seit der Firmengründung im Jahre 1983 kommen die Leistungen und Produkte von ENGESER in allen Branchen zur Geltung, in denen spezifische Verbindungstechniken eingesetzt werden. Als Spezialist rund um das Kabel hat sich ENGESER auf den internationalen Märkten in über 30 Jahren fest etabliert. Das Familienunternehmen gestaltet und produziert hochwertige Produkte für die Kabel- und Verbindungstechnik – von der klassischen Kabelkonfektion bis hin zu ganzheitlichen Systemlösungen. Die ENGESER Firmengruppe gliedert sich in die Firmen ENGESER GmbH Innovative Verbindungstechnik, ENGESER GmbH Kabeltechnik sowie ENGESER s.r.o. in Tschechien.


Die Herausforderung

Die ENGESER GmbH war als international tätiges Unternehmen auf der Suche nach einem sicheren, effizienten und zugleich günstigen Weg, den Versand seiner Rechnungen aus SAP und die gesamte Geschäftspost für den Druck an einen externen Dienstleister zu übermitteln. Bisher wurden alle Geschäftsbriefe händisch gedruckt, anschließend kuvertiert und mittels einer Frankiermaschine frankiert. Der Aufwand war für alle Beteiligten dementsprechend groß – eine interne aufgestellte Berechnung der Prozesskosten hatte ergeben, dass für die Ausgangspost ein ganz deutliches Einsparpotential bestand. „Nachdem wir bereits in der Vergangenheit sehr positive Erfahrungen mit COSYNUS im Rahmen der Einführung und Betreuung der Unified Messaging Lösung für unser SAP-System gemacht hatten, sprachen wir COSYNUS auch für das Thema Hybridpost-Versand an“, so Bernd Jäkle, Leiter der IT bei ENGESER.


Die Lösung

Durch den Einsatz von COSYNUS ePorto als Hybridlösung konnte ENGESER die gesamte Ausgangspost effizienter gestalten. Im Rahmen der Einführung von COSYNUS ePorto entschied sich ENGESER auch zeitgleich für ein Upgrade der SAP-Kommunikationslösung auf den COSYNUS Corporate Communication Server (CCS). Dadurch wurde es möglich die Ausgangsrechnungen aus SAP sowie die sonstige Geschäftspost von ENGESER vollautomatisch an das Briefzentrum zu übergeben. Mit der COSYNUS Lösung können seither alle Kommunikationsanforderungen direkt aus SAP via Fax, E-Mail oder Brief an den Geschäftspartner versendet werden.

Formulare und Briefpapiere werden dabei für die verschiedenen Geschäftsvorfälle hinterlegt. Zusätzlich kann die Unterschrift des jeweiligen Anwenders hinzugefügt werden. Diese Arbeitserleichterung – vor allem für das Rechnungswesen der ENGESER GmbH – sorgte nicht nur für deutlich mehr Effizienz sondern auch für eine höhere Kundenzufriedenheit. Da die COSYNUS ePorto-Lösung innerhalb eines Tages eingerichtet war, keine Registrierung bei der Deutschen Post erforderlich wurde und keine monatlichen Fixkosten anfallen, war für ENGESER bereits mit dem ersten Tag der Inbetriebnahme der Return-on-Investment (ROI) gegeben. Zudem bietet die Lösung eine einfache und übersichtliche Kostenkontrolle.

Das Projekt zur Automatisierung und zum Outsourcing des Postversandes begann zunächst mit einem zweimonatigen Testbetrieb und wurde nach erfolgreichem Abschluss Mitte 2014 unternehmensweit umgesetzt.

Bernd Jäkle meint: „Es war uns wichtig, den Versand unserer Hybridpost über das Briefzentrum möglichst effizient zu gestalten. Wir können nun monatlich in etwa 1000 Briefsendungen outsourcen – was nicht nur eine deutliche Entlastung unserer Mitarbeiter darstellt, sondern natürlich auch Kosten spart. Dabei haben uns sowohl die Flexibilität als auch die Funktionalität der COSYNUS Lösung überzeugt.

Für eine zusätzliche Optimierung der Portokosten befinden sich aktuell noch zwei weitere Optionen für COSYNUS ePorto in Vorbereitung. Künftig soll neben der Auswahl des günstigsten Anbieters auch das Sammeln von Sendeaufträgen möglich sein.

COSYNUS Technical Support Services

Für ein reibungsloses und effizientes Arbeiten ist der störungsfreie Betrieb Ihrer IT-Systeme ein entscheidender Schritt für den Investitionsschutz Ihrer IT-Technologien.

Technischer Support den COSYNUS Corporate Communication Server

Zur Unterstützung und Entlastung der IT-Verantwortlichen Ihres Unternehmens bieten wir Ihnen die COSYNUS Technical Support Services. Hoch qualifizierte IT-Consultants unterstützen Ihre IT-Anwender und Experten. Verschiedene Supportlevel – von unseren COSYNUS Professional Support Services mit proaktiven und reaktiven Maßnahmen für regelmäßigen Supportbedarf bis zu unserem COSYNUS Single Support für geringe und reaktive Supportanforderungen – erlauben Ihnen die Festlegung eines individuellen und leistungsstarken Supportkonzepts für Ihre IT. Unsere Spezialisten verfügen über langjährige Erfahrungen und sind für die Produkte unserer strategischen Partner zertifiziert. Darüber hinaus erweitern unsere Support-Mitarbeiter ihr technisches Fachwissen kontinuierlich durch praxisorientierte Fortbildungsprogramme und Projekterfahrung.

Single Support

Mit den COSYNUS Single Support Services kann eine aktuell vorliegende Störung bzw. ein Fehler an Ihren Systemen und Anwendungen beseitigt werden. Wir stellen wir Ihnen reaktive Supportleistungen zur Beseitigung von Störungen und Systemausfällen zur Verfügung. Die COSYNUS Single Support Services eignen sich bei einmaligem Bedarf an technischer Unterstützung. Es ist eine schriftliche Beauftragung je Supportanfrage nötig. Bitte beachten Sie, dass wir die Annahme von Single Support bei Kapazitätsengpässen ablehnen können.

Basic Support

Mit den COSYNUS Basic Support Services können Störungen an Systemen und Anwendungen, die Sie in Ihrem Unternehmen nicht täglich nutzen, zeitnah beseitigt werden. Wir stellen Ihnen reaktiven technischen Support zur Beseitigung von Störungen und Systemausfällen mit einer garantierten Reaktionszeit und einer Regel-Wiederherstellungszeit zur Verfügung. Die Abwicklung Ihrer Supportanfragen erfolgt zur Vereinfachung mit Supportpunkten und ermöglicht Ihnen so ein effizientes Handling bei unregelmäßigem Supportbedarf.

Professional Support

Die COSYNUS Professional Support Services sind für Systeme und Anwendungen konzipiert, die Sie für Ihre täglichen Geschäftsprozesse nutzen und deren Ausfälle geschäftskritisch sind. Unsere Experten definieren gemeinsam mit Ihnen ein individuelles und leistungsstarkes Supportkonzept. Die geplanten proaktiven Maßnahmen und Wartungen werden regelmäßig durchgeführt. Sofern Störungen bzw. Fehler an einzelnen Systemen vorliegen, werden diese mit kurzen Reaktionszeiten und auf Wunsch mit garantierter Entstörzeit beseitigt.

Kommunikation verbindet.
Wir verbinden die Kommunikation.